Não é nenhuma novidade que a pandemia do coronavírus afetou de forma intensa a estrutura do mercado de trabalho durante o ano de 2020. Muitas empresas tiveram que se adaptar ao trabalho remoto, sendo que aquelas pessoas que tinham a cultura de trabalhar remotamente tiveram mais facilidade do que em outras nessa tarefa.

Com isso, para se encaixar nesse novo cenário, tive de procurar por conhecimentos para que essa nova cultura não afetasse minha forma de trabalhar. Busquei por leituras sobre o assunto e conclui um curso muito interessante onde ensinava que o trabalho híbrido ou remoto pode funcionar e criar equipes com pessoas mais produtivas, engajadas e realizadas — independente de suas localizações.

Agora, como uma forma de ajuda, gostaria de compartilhar algumas experiências onde pude aprender diversas formas de como melhorar o trabalho remoto a fim de desconstruir pensamentos e estigmas.

Armadilhas clássicas

Trabalhar à distância é o que praticamente todas as empresas tiveram que fazer ao longo desse período de pandemia. Porém, existe uma diferença entre ter uma cultura remota e trabalhar à distância. E, sem o preparo necessário, é fácil cairmos em cenários como:

• Ficar de 8h às 18h em videoconferências e ainda precisar trabalhar mais horas depois para fazer o que precisava ter sido feito ao longo do dia.

• Utilizar o Whatsapp como ferramenta para gestão e comunicação com a equipe diariamente.

• Não conseguir conciliar vida pessoal e vida profissional.

• Viver na ansiedade por receber mensagens de trabalho a todo momento e não conseguir se desconectar.

Ter uma cultura remota é a base para que a gente consiga trabalhar à distância de forma profissional, mantendo as pessoas mais produtivas e conectadas, seja em equipes híbridas ou 100% distribuídas.

Existem alguns pré-requisitos, mudanças que precisam acontecer, para que você e sua equipe adote o trabalho remoto de verdade. São eles:

Métricas

Crie processos para medir o progresso de um projeto, definindo objetivos claros e bem estruturados, e que esses objetivos sejam acessíveis a todos. Além disso, mantenha a comunicação clara e alinhada com toda a equipe, sempre olhando mais para os resultados. Se a equipe estiver alcançando os resultados que são esperados, onde as pessoas estão trabalhando e que horas elas estão trabalhando, isso tudo é muito menos relevante. Então podemos dizer que em uma sequência de importância é correto pensarmos sempre em resultados > entregas > horas de trabalho > local de trabalho.

Comportamento

Devemos ter um comportamento proativo visando antecipar futuros problemas, necessidades ou mudanças. Não podemos ser reativos. Precisamos comunicar, documentar e ter a certeza que a informação estará sempre disponível e acessível à todos. Uma dica pra sabermos se somos proativos ou não, é nos perguntarmos:

• As pessoas da minha equipe têm o que elas precisam pra realizar o trabalho delas?

• Elas tem a informação que elas precisam?

• Essa informação está atualizada?

• Essa informação está contextualizada?

• Alguém que ler consegue entender o que aconteceu, o que precisa acontecer a partir dali?

• Essas pessoas têm acesso aos arquivos mais atualizados de todos?

É nosso papel ajudar e dar o suporte necessário para nossa equipe a fim de tornar esse hábito cada vez mais comum, e as pessoas estejam cada vez mais acostumadas a ter proatividade de comunicar, de informar e de documentar.

Comunicação

A comunicação de uma equipe distribuída vai ser diferente de uma equipe presencial.

Comunicação síncrona: comunicação que acontece ao mesmo tempo, sem nenhum tipo de delay (Ex.: conversa presencial, ligação telefônica, videoconferência, etc). Algumas dicas de comunicação síncrona efetiva:

• Definir um objetivo claro;

• Existe alguma informação que pode ser enviada antecipadamente?;

• Marcar dia e horário, e colocar em um calendário compartilhado;

• Combinar ferramentas e verificar equipamentos (câmera, microfone, internet, etc);

Comunicação assíncrona: é o que acontece na maioria das vezes em time remoto. Ela até pode receber uma mensagem na hora, mas provavelmente vai levar algum tempo para responde-la por estar fazendo outra tarefa ou atividade. (ex: conversa num chat, e-mail, fóruns de dicussões). Por isso, a importância de adotarmos esse comportamento proativo mesmo numa comunicação assíncrona. Em vez de enviar uma mensagem "Pode falar?", seria melhor contextualizarmos a situação para que possamos receber a informação correta e seguirmos o trabalho.

Mas você deve se perguntar: e se eu precisar de algo urgente? Se a comunicação for feita de forma eficiente, essas situações serão cada vez mais raras pois você terá a informação que precisa, na hora que precisa, sem precisar ficar interrompendo ninguém. Dessa forma, uma comunicação assíncrona eficiente, evitará interrupções, gerará transparência, e irá manter a equipe no loop. Dentro de um projeto, toda a comunicação deve estar:

Atualizada: deve refletir tudo o que está acontecendo naquele momento dentro daquele projeto, o que foi feito, o que está sendo feito e o que deve ser feito.

Contextualizada: deve estar com o contexto necessário para que possa ser entendido por alguém que está entrando em contato com aquilo pela primeira vez.

Disponível: deve estar em algum local onde todos os envolvidos tenham acesso a qualquer momento.

Algumas dicas de como se comunicar bem por texto:

• Economize o tempo das pessoas. Passe a informação de forma clara e livre de interpretações. Resuma seu texto em pequenos tópicos para que a pessoa possa entender e possa responder;

• Foque em discussões que levem a decisões práticas.

Remote First

Se existe um ambiente distribuído, deve se pensar sempre em quem está remoto primeiro. Se colocar no lugar de quem está fora do escritório. Como dica, algumas perguntas para guiar:

• Essa pessoa sabe o que está acontecendo no projeto?

• Essa pessoa tem tudo (arquivos e informações) que ela precisa pra realizar o trabalho dela?

• Essa pessoa consegue participar de discussões e decisões igualmente independente de onde ela esteja?

• Se todas essas perguntas tiverem um "sim" como resposta, estamos no caminho certo :)

Modelo mental

O autor Alvin Toffler diz que os iliterados do século XXI não são aqueles que não conseguem ler ou escrever, mas, sim, aqueles que não conseguem aprender, desaprender e reaprender. E se tem um lugar que isso se aplica, é com o trabalho remoto. Se você não estiver disposto a aprender, a reaprender e a evoluir com essa forma de trabalho, isso nunca vai funcionar.

Possibilidades de local

Trabalho remoto não é home office. Trabalho remoto é ter a liberdade de escolher trabalhar de onde você se sente mais feliz e produtivo. Quando se adota a cultura de remote first, o escritório acaba sendo um opção e não uma obrigação. Da mesma maneira que você poderia trabalhar de um coworking, café, ou qualquer outro lugar, você poderia continuar indo para o escritório sem aquela obrigação de estar lá. Você iria pelo fato de ser confortável para você e por ter a estrutura que você precisa.

A partir do momento que a gente adota a cultura de trabalho remoto, adotamos o mindset de remote first. Entendemos como fazer as nossas atividades, os nossos processos e as ferramentas certas instaladas, sendo utilizadas pela equipe. A verdade é que, a partir daí, você tem a liberdade de escolher trabalhar de onde você se sente mais feliz e produtivo.

Possibilidades de horário

Nós fomos condicionado a trabalhar no mesmo horário. E, a gente aceitou que só deveríamos ser mais produtivos das 8h às 18h. Mas, nem todo mundo é assim. Algumas pessoas conseguem ser mais produtivos em outros horários. Quando estamos juntos no escritório, ou você fica concentrado no começo ou no final do dia quando as pessoas estão indo embora. O trabalho remoto possibilita você ficar mais concentrado no local que você se sente melhor, mais confortável. Possibilita ainda trabalhar em horários alternativos. Algumas equipes têm fusos diferentes.